Digitale Arbeitsplätze in Zeiten von Corona: Produktive Teamarbeit trotz Isolation

Im Zuge der Corona-Infektionen mit all ihren Konsequenzen hat sich eine ungeahnte Dynamik in der Digitalisierung der Arbeitswelt entwickelt. Intelligente Homeoffice-Lösungen und digitale Alternativen ermöglichen Face-to-Face-Interaktionen, ersetzen den persönlichen Kontakt zwischen Teammitgliedern und tragen erheblich zur weiteren Produktivität bei.

Die Grenzen sind geschlossen, Schulen und Kitas ebenso, die Fußball-EM ist verschoben, es gibt Kontaktverbote, das öffentliche Leben steht still: Was noch vor kürzester Zeit undenkbar schien, ist binnen weniger Tage Realität geworden. Wie weitreichend die Auswirkungen des Coronavirus sein werden, ist derzeit nicht absehbar.

Klar ist aber: Unser Leben wird auf den Kopf gestellt – privat wie beruflich. Arbeitgeber, die den dringenden Appell der Politiker und Wissenschaftler ernst nehmen, ihre Mitarbeiter wenn irgend möglich von zuhause aus arbeiten zu lassen, stehen aktuell vor besonderen Herausforderungen. Sie wissen, dass sie in der Pflicht sind, weitere Ansteckungsmöglichkeiten zu minimieren, indem sie ihren Angestellten den Weg zur Arbeit ersparen. Denn die Möglichkeit, dort mit dem Virus in Berührung zu kommen, ist hoch – sei es auf dem Arbeitsweg, in der Kantine oder am Arbeitsplatz im Büro, in dem Kollegen viele Stunden des Tages miteinander verbringen. Darüber hinaus müssen zahlreiche Mitarbeiter nun ihre Kinder betreuen, sodass sie lediglich die Wahl zwischen Homeoffice und (unbezahltem) Urlaub haben. Auch eine mögliche Quarantäne oder eigene Erkrankung könnte die Angestellten treffen.

Ungewöhnliche Umstände erfordern digitale Lösungen

Die derzeitigen Gegebenheiten sind für alle neu, herausfordernd und schwierig. Unternehmen, die bereits digitale Lösungen etabliert haben, profitieren von weitreichenden Kollaborationsmöglichkeiten, die nicht nur die Kommunikation innerhalb des Teams, sondern auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden erleichtert.

Das betrifft Homeoffice-Lösungen im Besonderen und die Digitalisierung im Allgemeinen. Denn in der aktuellen Krise zeigt sich deutlich wie selten zuvor, welche Vorteile ein optimal zugeschnittener digitaler Arbeitsplatz bietet – und auch, welche Verluste und Einbußen er abzufedern vermag. Inhalte, Themen und Konzepte lassen sich teilen, besprechen, bearbeiten, Dokumente werden über sichere Kanäle bereitgestellt. Durch die Zugriffs- und Kommunikationsmöglichkeit aller Beteiligten lässt sich der Workflow an vielen Stellen effizient sichern.

Das alles ist für viele Arbeitgeber, Kunden und Teams, die trotz Homeoffice weiterhin miteinander interagieren wollen und müssen, eine vollkommen neue Situation. Dank moderner Technologien ist es aber immerhin möglich, trotz der sozialen Abgeschiedenheit in den eigenen vier Wänden als soziale Gruppe in Kontakt zu bleiben, zu kommunizieren, sich zugehörig zu fühlen und in Echtzeit zu verfolgen, welche Arbeitsschritte die anderen gerade machen. Die passenden digitalen Mittel sind also entscheidend dafür, dass die Arbeit von zuhause bestmöglich funktioniert.

Virtuelle Team-Lösungen auf dem Vormarsch

Viele sind es inzwischen gewohnt, sich täglich mit Kollegen auszutauschen. Wer in interdisziplinären Teams arbeitet und viel mit agilen Methoden zu tun hat, ist derzeit dankbar für digitale Möglichkeiten, die diese Arbeitsweisen weiterhin sicherstellen. Je nach Branche und Bereich lässt sich tatsächlich ein Großteil der Aufgaben mit wenigen Handgriffen und Klicks nach Hause verlagern. Möglich machen dies Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams, Slack, Trello oder Yammer. Dank VPN gibt es auch für hochsensible Daten eine Lösung mit besonderen Sicherheitsanforderungen. Digitale Lösungen wie diese erleichtern im Gegensatz zu reiner E-Mail-Kommunikation oder Telefonaten die fachliche Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen in Projekten, in denen es besonders wichtig ist, in Echtzeit up to date zu bleiben. Arbeitsschritte und Ideen lassen sich bewerten, kommentieren und von mehreren Teilnehmern gleichzeitig bearbeiten.

Zusätzlich werden diese Tools auch dem Bedürfnis gerecht, menschlich in Kontakt zu bleiben, sich zu sehen und auszutauschen – ein nicht zu unterschätzender Faktor in diesen herausfordernden Zeiten. Videokonferenzen und Meetings mit beliebig vielen Teilnehmern können abgehalten werden, man kann sich dabei sehen und hören, zu Wort melden, chatten. Ein Austausch über Messenger-Dienste und dem firmeneigenen Social Intranet [g|1] ermöglicht auch in Zeiten des Social Distancing einen sozialen Austausch, damit auch der Zusammenhalt unter Kollegen nicht das Nachsehen hat.

BYOD – Bring your own drink

Wir bei NetFed haben eine digitale Kaffee-Ecke eingerichtet, in der GIFs, Memes und Netflix-Serienempfehlungen geteilt werden können. Mit Lösungen wie dieser versuchen wir, den Plausch an der Kaffeemaschine ein Stück weit zu ersetzen, solange wir räumlich getrennt in unseren Homeoffices arbeiten. Es darf gemenschelt werden. So kann auch zuhause der gemeinsame Kaffee virtuell miteinander getrunken werden, über die Neuigkeiten des Tages informiert oder sich einfach nur über das eigene Wohlbefinden ausgetauscht werden.

Aber auch unsere monatliche unternehmensweite Infoveranstaltung für alle Kolleginnen und Kollegen hat fast wie gewohnt stattgefunden - mit dem Unterschied, dass wir uns zum ersten Mal komplett virtuell zusammengesetzt haben. Und was sollen wir sagen – das hat bestens funktioniert. Information, Austausch untereinander und Interaktivität war für jeden gegeben.

Vergangenen Freitag sind wir daraufhin noch einen Schritt weitergegangen. Via Videokonferenz waren alle erneut zusammengeschaltet und wir waren mächtig stolz über die erste überstandene unternehmensweite Homeoffice-Woche. Dies wurde gemeinsam mit einem Feierabendbier gefeiert, mit den neuen Kollegen wurden offiziell angestoßen und sie hatten Gelegenheit, sich dem gesamten Team vorzustellen. Kreativität ist also gefragt, damit auch die interne Kommunikation und das Teamgefühl nicht zu kurz kommen. So gehen wir vielleicht sogar gestärkter als zuvor aus der Krise heraus.

Auch in Zeiten, die weniger krisenbehaftet sind, kann man am Unternehmensstandort selbst den Digitalisierungsprozess beschleunigen, indem sich Teams zugehörig fühlen, engagieren, informieren, kreativ und produktiv sein können. Wer sich jetzt gut aufstellt und die Krise als Chance versteht, profitiert nachhaltig von den Möglichkeiten des digitalen Arbeitens.