Datenschutzinformation zum Einsatz von Microsoft TEAMS für Online-Veranstaltungen 

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft TEAMS informieren. 

Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden? 

NetFederation GmbH 
Sürther Hauptstraße 180 B50999 Köln 
Fon: +49 (0) 2236 / 3936-6 
E-Mail: postbox@net-federation.de 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktmöglichkeiten: 

DURY Compliance & Consulting GmbH · Obertorstraße 1 · 66111 Saarbrücken · dsb@dury-consult.com 

Zu welchem Zweck werden Ihre Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage? 

Die Daten werden verarbeitet, um Online-Veranstaltungen mit Microsoft TEAMS durchzuführen und nachzubereiten (z.B. Versand einer Follow-Up E-Mail nach Beendigung der Online-Veranstaltung). 

Soweit personenbezogene Daten von Mitarbeitern der NetFederation GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft TEAMS personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft TEAMS sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen. 

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Veranstaltungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. 

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen. 

Wenn wir Online-Veranstaltungen aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – falls erforderlich – Ihre Einwilligung einholen. 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. 

Welche Datenkategorien werden verarbeitet? 

Bei der Nutzung von Microsoft TEAMS werden verschiedene Datenkategorien verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt auch davon ab, welche Angaben Sie machen. Folgende personen­bezogene Datenkategorien können verarbeitet werden: Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Benutzername, angezeigter Name, Profildaten, Teilnahme­daten, Login-Daten, Audio-, Video-, Text-, Freigabe-/Präsentationsdaten, Diagnosedaten, Protokollierungsdaten. 

An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten weitergegeben? 

Empfänger der Daten sind die Personen, die für die Betreuung von Online-Veranstaltungen oder Kunden verantwortlich sind, sowie die Teilnehmer der Online-Veranstaltung, wenn Daten im Rahmen dieser Veranstaltung geteilt werden. Datenempfänger können auch Auftragsverarbeiter (beauftragte Dienstleister) sein, die Daten gemäß unseren Weisungen und auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verarbeiten. 

Wir nutzen die Anwendung Microsoft TEAMS, welche vom Auftragsverarbeiter Microsoft Ireland Operations, Ltd., mit Sitz in Dublin bereitgestellt wird, in Zusammenarbeit mit der Microsoft Corporation (USA) und deren Dienstleistern (Unterauftragsverarbeitern) weltweit. Mit Microsoft Ireland Operations, Ltd. wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Microsoft garantiert hierin, dass geeignete Transfermechanismen zu Unterauftragsverarbeitern verwendet werden. 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? 

Ihre Daten werden gelöscht, wenn der Zweck, für den die Daten erhoben wurden, entfallen ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen. 

Welche Rechte haben Sie im Hinblick auf Ihre personenbezogenen Daten? 

Ihnen stehen nach der DSGVO eine Reihe von Rechten zu, die Sie uns gegenüber geltend machen können (Kontaktdaten: siehe oben). Bitte beachten Sie, dass einige dieser Rechte an Voraussetzungen geknüpft sind. Sie haben ein Recht auf 

  • Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, 
  • Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, 
  • Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, 
  • Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, 
  • Datenübertragbarkeit 
  • sowie ein Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf (auf Grundlage der Einwilligung) erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt. 

Sie haben außerdem das Recht, sich bei jeder Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: 

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen 
Kavalleriestr. 2-4 
40213 Düsseldorf 

Weitere Kontaktinformationen erhalten Sie auf der Website https://www.ldi.nrw.de/