Fünf Fragen an den Experten: Unser Geschäftsführer Edin Rekić zum Thema Digital Workplace

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem Intranet und einem Digital Workplace? Und welchen Einfluss hat die Corona-Pandemie auf entsprechende interne Netzwerke? Unser Geschäftsführer Edin Rekić spricht über Definitionen und Zusammenhänge.

Wie sieht ein „echter“ Digital Workplace aus, der diese Bezeichnung in allen Belangen verdient?

Der Digital Workplace ist kurz gesagt die Weiterentwicklung des Intranets. Wo früher interne Laufwerke als Dokumentenablage auf den hauseigenen Servern dienten, findet man heute Cloud-Lösungen. News aus dem Unternehmen wandern zunehmend von internen Websites ins Social Intranet und können dort von allen MitarbeiterInnen intern geteilt und kommentiert werden. Tools für die Kommunikation werden zunehmend kollaborativer, sodass nicht nur Chats, sondern auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten in Echtzeit möglich ist.

Im Endeffekt kann man sagen, dass ein Digital Workplace all diese Funktionen (Kommunikation, Kollaboration und Dokumentenablage) mithilfe von cloudbasierten Tools vereint. Und dass diese Tools von überall erreichbar sind, wo ich Internet und einen Browser habe.

Das Intranet bzw. der Digital Workplace hat durch die Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Homeoffice-Schub an Wichtigkeit gewonnen. Mit welchen Herausforderungen hatten Verantwortliche dabei am meisten zu kämpfen?

Wenn das Büro als Arbeitsplatz wegfällt, muss das Intranet diese „physische Heimat” ersetzen und zur digitalen Heimat werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen auch im Intranet ein Gefühl von Zusammengehörigkeit erleben und sagen können „Das ist unsere Firma”. Hier ist strategische Kommunikation gefragt, auch weil es sich um einen coronabedingten Change-Prozess handelt, der aktiv begleitet werden muss.

Unternehmen, die sich hier lediglich darauf konzentriert haben, Zoom-Meetings reibungsfrei stattfinden zu lassen, zeigen zu wenig strategisches Denken. Für eine positive Employee Experience auf den digitalen Kanälen ist es jedoch enorm wichtig, dass der Arbeitgeber seine MitarbeiterInnen an die Hand nimmt und sie in diesem Change-Prozess begleitet. Das kann einerseits in Form von Online-Schulungen für neue Tools stattfinden, aber auch durch konsequent bedürfnis- und mitarbeiterorientierte Kommunikation. In der digitalen Welt braucht es mehr Führung, mehr Kommunikation, mehr Feedback. Das müssen viele Unternehmen erst noch lernen.

Welche Vorteile haben fertige Software-Lösungen gegenüber individuell entwickelten internen Plattformen und umgekehrt?

Diese Frage lässt sich nur im Unternehmenskontext beantworten. Für die einen ist eine Standard-Software optimal, wohingegen andere individuelle Lösungen brauchen. Grundsätzlich kommt es immer auf die Use-Cases an, die ein Unternehmen abbilden möchte. Besteht die Anforderung aus vielen, aber wenig komplexen Use-Cases, hilft möglicherweise ein fertiges System. Sind viele komplexe Use-Cases gewünscht, empfiehlt es sich meist eher, eine eigene Software zu entwickeln. Außerdem spielen bei der Beantwortung dieser Frage auch die Ressourcen und die Fähigkeiten der unternehmenseigenen IT eine große Rolle. Unternehmen mit wenig IT-Ressourcen und -Fähigkeiten sollten auf Standardsoftware setzen.

Wie wichtig ist Top-Down-Kommunikation in Social Intranets heute noch? Wird der CEO hier noch ausreichend wahrgenommen?

Kommunikation durch das Management im Intranet ist heute noch wichtiger geworden. Der Bedarf an Führungskommunikation ist in den letzten Monaten gestiegen und regelmäßige Botschaften von der Chefetage werden entsprechend auch gefordert. Dabei ist es für die Wahrnehmung dieser Botschaften enorm wichtig, dass Absender und Inhalte eine promintente Rolle bekommen, und nicht durch Algorithmen im Social Intranet an Relevanz verlieren.

Sie sehen: Der alte Aufbau von Nachrichtenseiten hat nicht ausgedient und das wichtigste kommt nach oben. Dabei muss es klar definierte Top-Down-Kanäle geben, in denen Management-Infos gesammelt abrufbar sind. Diese Kanäle sollten sich bestenfalls auch optisch von den anderen abheben und die Wichtigkeit der Inhalte entsprechend visuell darstellen. Wird der CEO-Kommunikation genügend Gewicht beigemessen, dann wird er auch von der gesamten Belegschaft mit der gewünschten Aufmerksamkeit wahrgenommen.

Wie können Verantwortliche die Akzeptanz und Nutzung des Intranets bei der Belegschaft steigern?

Es geht heute nicht mehr darum, das technisch beste System zu haben, sondern darum, kommunikativ auf die Bedürfnisse der MitarbeiterInnen einzugehen. Stichwort digitale Heimat: Im Intranet müssen alle aus der Belegschaft sämtliche Informationen finden, die sie für ihre Arbeit brauchen. In Unternehmen, in denen viele MitarbeiterInnen von zuhause arbeiten, ist es entscheidend, dass alle arbeitsrelevanten Maßnahmen digital kommuniziert werden. Gleichzeitig braucht es kommunikative Mittel, die das Gemeinschaftsgefühl fördern. Hier sind beispielsweise Feelgood-Manager oder HR-Verantwortliche gefragt, die Kollegen mit interaktiven Angeboten zu motivieren und das Wir-Gefühl zu stärken.

Ein weiterer wesentlicher Punkt, um die Akzeptanz des Intranets zu erhöhen, ist die Verfügbarkeit der Plattform. Es wird immer wieder vergessen, dass die Mehrzahl der MitarbeiterInnen nicht im Homeoffice arbeiten kann und auch am Arbeitsplatz keinen Zugang zum Firmenrechner hat. Dieser Gruppe muss man die Möglichkeit bieten, das interne Netzwerk auch über das private Smartphone oder den Familien-PC zu erreichen. „Blue collar first“ ist hier die Devise. Der Digital Workplace muss also auch für Kollegen in Produktion, Lager etc. verfügbar sein. Erst dann erfüllt er vollumfänglich seinen Zweck und spricht auch MitarbeiterInnen an, deren Arbeitsalltag abseits der Rechner stattfindet.

Mit welchen Fragen und Herausforderungen beim Digital Workplace sehen Sie sich aktuell konfrontiert? Diskutieren Sie mit uns auf LinkedIn – wir freuen uns auf Ihr Feedback! Sollten Sie Beratung für ihre digitale interne Kommunikation benötigen, melden Sie sich jederzeit per E-Mail, Kontaktformular oder telefonisch unter 02236/3936-6, wir unterstützen Sie gern.